电子文件归档工作的思考

　　电子文件归档工作的思考

　　摘要：随着社会的快速发展，人们对档案管理问题的关注程度逐渐提高。如今，计算机技术快速发展，越来越多的学校开始实行无纸办公，办公文件主要通过网络传输，电子文件的不断增多，这在一定程度上增加了电子文件归档工作的难度。与传统纸质文件归档工作相比，电子文件归档工作难度更大，对工作人员的专业水平要求更高。从电子文件归档工作现状可以看出，电子文件归档工作中存在很多问题，工作人员必须详细分析归档工作存在问题的原因，并针对存在的问题积极采取解决对策。

　　关键词：电子文件；归档工作；思考

　　电子文件和纸质文件形式的差异性，决定了学校管理电子文件和纸质文件的手段和形式就会有所不同，这对学校的文件管理提出了新的挑战。通常情况下，电子文件的管理包括两方面的内容：一是电子文件的整理，二是电子文件的归档。学校要在发展的过程中，不断加强电子文件归档工作，保证文件的完整性。

　　一、电子文件归档方式和途经的选择

　　目前，学校主要应用计算机技术开展文件归档工作。相对来说，电子文件的安全性和稳定性比较差，文件很容易被破坏。在传统的纸质版文件归档中，很容易出现文件编号错误和保管不当导致文件丢失的现象。电子文件归档，可以让工作人员随时掌握文件的情况，对于外借的文件也可以起到监督的作用，这样就提高了文件管理的安全性。纸质版的文件管理需要占用很大的储存空间，查找起来也比较耗时，很多纸张因为年份太久就会出现变质的现象，这样文件就会破损，没办法保证文件的安全性，电子文件归档完全不存在这个问题。电子文件对于学校是至关重要的，如果出现电子文件被盗的现象，那后果是很严重的，虽然电子文件归档可以提升文件管理的安全性。但是，电子文件归档毕竟是需要使用计算机进行文件管理，这就避免不了会有些不法分子想通过非法手段窃取计算机内的电子文件。因此，对于这一情况，电子文件归档工作人员应该加强防盗措施，避免出现电子文件遗失的情况。

　　为了更好的管理电子文件，避免电子文件丢失，工作人员要谨慎选择电子文件归档方式。我国电子文件归档的方式有两种：一种是随着学校的快速发展，电子文件的数量不断增多，电子文件都需要进行网络传输，企业可以利用计算机技术建立文件传输和归档专线，保证文件传输和归档的稳定性和安全性。在条件允许的情况下，企业可以在各个部门之间设置文件传输专线，提高电子文件传输和归档工作效率。企业电子文件的格式必须统一，为电子文件的归档提供便利。文件归档部门应该把接收到的文件存入电脑，这样就可以有效避免文件被破坏。（两种；第二种呢）

　　二、建立电子文件归档制度

　　在我国，纸质版文件归档工作已经开展了很多年，有比较好的工作和人员基础，学校也设置了纸质版文件归档工作管理部门，专门负责纸质版文件的归档，对文件归档进行监督管理。电子文件归档工作的开展也离不开专业人才。但是，很多学校缺乏专业的电子文件归档人员，各个部门之间也缺乏稳定关系，各部门之间很难达成共识。由此可以看出，学校要想开展电子文件归档工作，就必须加强人员培训，不断提高归档工作人员的专业水平和综合素质，组建一支高素质的队伍。电子文件归档工作要求工作人员必须熟练掌握计算机技术，肩负起学校文件归档工作的责任。电子文件的种类和数量非常多，要想把众多的电子文件进行归档管理，学校就必须建立电子文件归档制度，为学校电子文件归档工作提供政策保障。学校也要把电子文件归档工作作为工作的重中之重，加强归档工作的管理。文件归档工作人员的专业水平和综合素质对文件归档工作有很大影响。专业化的文件归档人才才能让电子文件归档工作更加的科学。对于工作人员的专业化培养是一项必须要进行的工作内容。现在很多学校文件归档工作都是非专业人员在做，这对于文件归档工作是很不负责的。文件对于学校是非常重要的，很多有价值的信息都在文件当中。所以，必须要加强文件归档工作人员的培训，让文件归档工作更加的专业化。

　　与纸质版文件归档管理工作相比，电子文件归档管理工作的难度更大，而且很多因素会制约电子文件归档工作的开展。要想保证电子文件归档工作的顺利开展，学校应该把以下几个部门联合起来：一是文件归档部门，二是文件传输部门，三是计算机部门，四是文件生成部门。只有加强这几个部门之间的联系，共同努力，才能保障电子文件归档工作的顺利开展。

　　电子文件具有以下优势：传输速度快、文本储存空间小，电子文件的这些优势都是其他文件所不具备的。电子文件也改变了文件的收发方法，文件的查找也更加方便。学校也应该不断规范电子文件归档工作流程，避免出现电子文件归档混乱的现象。

　　三、“两套制”文件归档的必要性

　　目前，只有具有印章的文件才具有法律效力。因此，具有法律效力的文件不能以电子形式保存，必须保存成纸质版文件。相对纸质版文件，电子文件的稳定性比较差，文件也很容易被破坏，学校想要保证文件的安全性，有必要把电子文件进行备份，避免文件的丢失。如果学校重要文件被破坏或丢失，必定会给学校带来巨大的经济损失。通常情况下，学校为了保证文件的安全性，可以采用“两套制”，也就是说学校可以把电子文件归档和纸质文件归档相结合，这样也可以保证文件的法律效益。文件归档工作人员必须在纸质版的文件袋上标明文件编号，也需要在电子文件夹上标明文件编号，避免文件归档混乱。在磁盘盒光盘存储文件耐久性问题没有得到解决之前，纸质版文件归档形式必须和电子文件归档形式共存。

　　但是，随着科技的快速发展，学校可以尝试把重要的文件存储到磁盘或光盘中，减少纸质版文件的数量。纸质版文件归档工作效率低，成本较高，科技含量低，可以作为辅助文件归档法。由于我国电子文件还不具备法律效力，电子文件归档技术还存在缺陷，因此单独开展电子文件归档工作还无法保证电子文件的安全性。如今，纸质版文件归档工作正在向电子文件归档工作过渡，纸质版文件归档工作还需要和电子文件归档工作并存一段时间。国家应该不断完善文件归档相关的法律法规，为电子文件归档工作的开展提供政策保障。

　　结语：

　　随着学校的快速发展，电子文件的数量逐渐增多，学校必须加强电子文件归档工作，才能保证电子文件的安全性和稳定性。学校应该在发展的过程中不断建立和完善电子文件归档制度，加强企业各个部门之间的联系，加强人员培训，不断提高归档工作人员的专业水平和综合素质，组建一支高素质队伍。目前，为了更好的保证电子文件的安全性，企业会采用“两套制”，把纸质版文件归档方式和电子文件归档方式相结合。但是，随着科技的快速发展，学校可以尝试把重要的文件存储到磁盘或光盘中，减少纸质版文件的数量，提高电子文件归档工作效率。

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