档案论文：信息时代档案管理工作面临的问题及对策

　　档案论文：信息时代档案管理工作面临的问题及对策

　　摘要：随着信息时代的到来，在我国的档案领域广泛引入了计算机技术、网络技术、通讯技术，档案管理模式得到了翻天覆地的改革。新形势下档案管理部门应当紧跟时代潮流，及时更新档案管理观念，推动档案管理信息化建设，从而使档案信息管理水平得到进一步提升，实现档案数据化、系统化以及网络化。注重档案管理符合信息时代下社会发展的切实需求，从而使档案管理事业得到持续稳定发展。基于此，本文就信息时代档案管理工作面临的问题及对策进行了阐述。

　　关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

　　信息时代的档案管理本身就是一种工作量大而且复杂性强的工作，档案管理水平可以依靠如今的互联网信息技术，在一定程度上推动档案管理工作效率的不断提高，保证档案管理信息的安全化和高效化。然而，在我国的档案管理工作中引入信息化管理的时间相对较短，在实际应用信息技术的过程中存在着诸多问题，在很大程度上困扰着档案信息管理人员。因此为了更好的解决上述问题，本文寻找了较为合理的解决方案，希望使档案管理中的问题得到有效解决。

　　1 信息时代档案管理中的问题

　　1.1 档案管理软件缺乏系统性

　　从某一方面来说，我国档案管理中所应用的相关档案管理软件缺乏一定的统一性，并且各个档案管理部门所应用的系统软件有很大的差异，这种问题会直接影响到档案管理软件的研发，给软件的研发带来诸多麻烦，增加了研发难度和复杂度。除此之外，档案管理的相关系统也在很大程度上存在着差异性，难以在当今信息时代下的电子政务中，或在办公应用系统中进行统一的研发。档案管理软件不统一将会直接导致现有档案管理工作过程中，部分信息难以得到及时共享，严重影响了档案管理的工作效率，最终给档案管理信息化的持续稳定发展带来诸多障碍。

　　1.2 档案管理工作标准化和规范化程度较低

　　档案的管理工作必须以基础工作的标准化和规范化为前提，才能使档案工作平稳发展。然而在现阶段的信息时代下，档案管理中的基础工作并没有完全体现出标准化和规范化，档案信息系统、网络建设形式层次不一的情况尤为明显，这就使得档案管理工作的规范性、服务性和开发性以及共享性难以实现，对信息时代下档案信息资源共享的要求难以适应。同时，由于历史原因等各种原因的影响，档案管理中的著录细则缺乏较强的相容性，绝大多数的档案管理系统软件缺乏可移植性，难以形成规范统一的档案管理自动化模式。虽然在某一个档案馆或某个专业系统具有一定的标准，但是这类标准根本无法大范围的推广实施，在很大程度上影响了档案管理工作的现代化管理。

　　1.3 档案管理人员的素质问题

　　档案管理人员的个人素质和能力水平在很大程度上影响着档案管理的信息化。目前，绝大多数的各级各类档案管理机构中的档案工作者主要由专业的档案管理人员组成。但是，虽然这些专业的档案管理人员具备专业的档案管理知识，经过专业化系统化的培训，但是却缺少在信息时代下，应当具备的信息素质。据调查显示，有很多档案管理人员难以适应信息时代下的网络工作环境，计算机应用能力较差，缺乏网络知识。同时，在现阶段的档案管理部门严重缺乏全面型人才，即懂计算机技术、网络技术和通讯技术，又能够系统的掌握各项档案管理知识，包括档案管理的业务知识和档案管理技能。因此可以看出，档案管理人员缺乏较强的综合能力和综合素质，在极大程度上阻碍了档案管理信息化建设和发展。

　　1.4 档案管理的安全性和保密性有待提高

　　在互联网信息时代，档案管理工作从传统的手工作业模式逐渐转化成了电子档案管理，在很大程度上减少了人力的使用，提高了工作效率。但是信息时代下的档案管理具备易改性，严重影响着档案的完整性和安全性。很容易致使不法分子采用网络技术、计算机技术对档案文件进行盗取和篡改，甚至直接对档案文件进行删除和破坏，使档案信息时刻面临着危险。同时，电子档案文件可以有多种存储方式，并且具有较强的复杂性。在计算机系统瘫痪或档案管理系统遭到攻击或病毒问题时，就会导致档案文件遭受到破坏和丢失，给档案管理工作带来巨大的损失。

　　2 解决管理工作问题的对策

　　2.1 加强档案资源的信息化建设

　　在信息时代下，施行档案信息化管理必须要实现档案资源的共享化和高效化，使档案的价值得到最大限度的体现。为了实现这一根本目的就必须加强档案信息化管理的建设。加强档案资源的信息化建设需要借助先进的信息技术，使档案信息能够进行自动化管理，从而使档案和文件得到真正的一体化管理以及实现档案信息的高速检索。同时，针对不同载体的档案需要利用计算机技术、多媒体技术等这些信息资源进行合成，包括档案信息中的文字和图像等进行数字化存储，使之以图文并茂的新形式体现在人们面前，使档案管理的表现形式得到丰富和更新。并且还应依靠计算机网络来实现档案信息的远距离和无障碍的传输交流，从而实现档案管理的信息共享性。这样不仅能够使档案信息得到大量储存，还可以降低档案老化速度，以及有效避免人为损坏的问题。

　　2.2 建设高质量的档案信息数据库

　　信息时代下的档案管理，其基本的管理形式主要以数字为主，这就是社会上常说的数据信息。由于档案管理的信息化建设，档案管理的主要数据传输平台依靠的是计算机网络，计算机网络平台使档案管理实现了快速传递。而由此形成的数字化档案就会以数据库的形式进行储存。因此，在档案管理工作中建立一个高质量的数据库至关重要，数据库可以有效保证档案管理工作的顺利展开。档案管理数据库不仅应该符合当今信息时代下的网络传输标准，还应适应人们的网络阅读习惯，并且还应该满足相应的计算机数据信息读取标准。另外，在档案管理数据库的建设中必须充分考虑到档案管理今后的发展方向和发展情况，因此档案管理的软件选择应具有超前性，以满足今后的发展需求。档案信息数据库建设完成后需要对数据库进行运行维护，使档案数据信息的安全性和完整性得到保障。

　　2.3 建立健全档案信息安全保障体系

　　档案资源在我国各类信息资源当中占据着十分重要的位置，包括在我国的政治建设和经济建设当中都起着至关重要的作用。在信息时代的大背景下，档案信息化已是时代发展的大趋势，随之而来的档案信息安全问题以及档案信息的保密性问题也越来越凸显，因此，为了使档案信息的安全性得到保障，必须建立健全档案信息的安全保障体系。档案信息安全体系主要包括档案信息的存储安全和使用安全两个方面。众所周知，信息技术发展更新迭代的速度很快，因此就加剧了信息的竞争，从而在很大程度上给档案信息的安全性带来了巨大的挑战，对其安全性和保密性形成了威胁。再加上档案信息网络化建设中，对信息技术没有做到全面性应用，从而使得系统安全性得不到有效保障。为此，应当不断加强档案信息安全和网络安全的意识。应当采取行之有效的技术手段和管理措施类防范黑客、非法用户对档案网络系统造成的威胁，严格把关对用户的身份认证，采用密匙管理等方式使系统安全得到有效保障。另外，应该注重对计算机网络系统的监督控制，在计算机上安装最新版本的杀毒软件，使内网与外网处于隔离状态。并且定期更新备份档案信息数据库，保证档案信息的安全。

　　2.4 加大档案管理人员的培训力度

　　在信息技术飞速发展的今天，计算机网络技术在档案管理工作中的应用越来越广泛，这就对档案管理人员提出了严格的要求，档案管理人员不仅需要对传统的档案管理知识进行了解，并具备熟练掌握传统档案管理知识的能力，同时对于现代化网络信息技术也必须熟练掌握，包括计算机的基本操作、网络基本知识、数据库的管理、数据输入以及现代化信息技术等等。档案管理人员既要熟练掌握与档案管理有关的知识，也要不断学习和提高档案信息资源开发的能力，这样才能真正发挥出档案的实际价值，才能使档案信息真正成为社会物质及精神财富，并且能够有效为现代化建设服务。为此，档案管理人员应该热爱本职工作，对本职工作具有强烈的责任心，并且还应具有正确的政治鉴别力和责任感。所以档案部门应注重对档案管理人员的培训，加大培训力度，定期组织档案管理人员进行知识和能力的学习和培养，提高档案管理人员的综合能力和专业素质水平。

　　结语

　　综上所述，现阶段档案信息管理中还存在着诸多问题，尤其是在信息时代下，这些问题在一定程度上影响了档案管理工作的正常开展，但是只要找出问题原因所在，就能找到办法妥善解决，从而使档案管理工作顺利开展，保证档案信息的安全，以及提高档案管理工作的工作质量和工作效率。

　　参考文献

　　[1]程方园.浅谈信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务,2018(03):62.

　　[2]鲁明君.议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].经贸实践,2017(19):186.

　　[3]杨焕英.信息时代档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务,2017(15):74-75.