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档案论文:信息化给档案管理工作带来的变化

来源:未知 2020-12-08 12:53

摘要:

  在电子信息技术论文迅猛发展的今天,办公网络化、办公标准化、办公自动化更是得到了前所未有的完善与进步,不仅很多日常管理工作都可以在互联网上进行办理,同时对于档案管理

  档案论文:信息化给档案管理工作带来的变化

  在电子信息技术论文迅猛发展的今天,办公网络化、办公标准化、办公自动化更是得到了前所未有的完善与进步,不仅很多日常管理工作都可以在互联网上进行办理,同时对于档案管理工作而言更是出现了全新的处理手段,相关档案从业者必须要结合实际工作需要进行工作手段的创新与调整,以顺势而上的态度跟上信息化工作对档案管理的需求。

  档案管理信息化的必要性

  传统的档案管理,通常都是以纸质图片、文档作为依据,在长期的保管与反复查阅中不可避免的出现了不同程度的损害或者遗失,这不仅为整个档案的管理工作带来了诸多不便,严重的还会为后续其他交叉工作带来诸多影响。而信息化技术的出现,则是可以借助电子化文档的查阅、管理与应用中进行创新颠覆,将档案管理者从人工查询、人工抄写的繁琐工作中解脱出来,在确保传统档案管理工作服务范围得到有效延伸的同时,也确保整个的档案管理工作质量得到有效提升,将现代化的信息技术转变为一种科学开发档案信息资源的关键工具。

  信息化下的档案管理工作变化

  信息化下的档案管理工作更加安全

  传统档案管理工作,都是通过档案室储存的方式来进行分门别类的整理和保管,这种工作方式不仅会造成较多的人员投入,同时也会让一些别有用心的人通过“浑水摸鱼”的方式走进档案室,对所感兴趣的档案进行翻拍、复印甚至窃取。而信息化下的档案管理工作则是能够严格遵循预防为主、确保安全、严格管理的原则,实现安全管理质量提升。在实际的工作中,相关档案管理工作从业者就可以通过制定相关的档案使用管理规则来提高档案管理人员的安全防护意识,在守住档案信息化安全的同时,强调软硬件的日常安全。

  在调用、借阅的时候,可以通过完善的身份认证来进行后续工作的开展,一旦出现问题也会通过调取防火墙数据、文件备份、身份验证识别等方式来划分责任、查找“元凶”。在强化日常档案管理软硬件维护、应用的同时,导入大数据科学计算手段来确保数据的安全、完整和真实,从本质上消除档案信息化管理的各种安全瓶颈和隐患。

  通过数据库管理提高档案管理质量

  在实际的工作中还可以导入网上档案管理系统的方式,来对现有数据进行整合,从开设档案管理主页等方式来提供更加高效的信息化网络管理服务。一般情况下,档案管理主要分为公开信息与保密信息,为了能够有效的简化信息化下的档案管理工作流程,对于一些可以公开的档案信息,不妨通过网上及时更新的方式进行展示;而对于一些涉密的档案则是要通过密钥、身份验证、口令输入等方式来进行申请,在有权人批准、同意后方可进行档案资料的查阅和使用。

  在这个工作推进的过程中,相关从业者必须要做好档案信息的披露尺度把控,在减少各种繁琐的行政手续前提下,做好每一个环节的身份验证把控,在提升整体工作效率的同时也能够实现工作时间的科学应用。

  实现了档案的备份

  传统档案管理工作中,通常只能保留一份原始文件,在条件允许的情况下还会通过复印等方式来进行档案管理工作。然而对于一些不方便进行复印处理的文稿或者资料,就只能强化原件管理工作,这种环境下不仅会制约档案资源的使用,同时也会导致一些具有文献价值的资料由于翻阅条件的制约而无法再见天日。

  而信息化下的档案管理工作则是能够很好的避免这一瓶颈,通过对纸质文件、年代久远的文献进行电子采集等方式,以电脑为载体进行讯息的交流和互动,对于档案原件而言则是真正的实现了线上线下的双保险。不仅有线下的纸质档案,同时也有线上的电子档案,两种档案不仅能够相互参考、相互参照,最大程度上降低人为误操作所带来的损失外,也能够确保各种珍贵的档案资料可以随时以备查阅,在节约办公成本的同时,为实现最大化档案应用提供基础保障。

  有效提升档案管理人员信息化技能

  信息化背景的档案管理工作同样也必须需要相关从业者拥有与时俱进的学习能力,在不断更新的档案知识体系的同时提升档案管理人员的信息化技能。在这种大环境下,档案管理人员必须要不断的进行主动学习来掌握相关的应用理论,在养成良好档案信息化应用习惯的同时,善于探索、用于思考,真正的能够将信息技术融入都日常的档案管理工作中,不断提升自身信息技术应用与学习能力,为全面提升、推进档案信息化管理工作奠定夯实基础与保证。

  对于有条件的企事业单位而言,则是可以通过“请进来、走出去”等方式,聘请一些信息化档案管理专家实地进行指导,也可以组织相关的档案管理工作从业者走进高校电子信息管理中心进行交流与学习,在不断进步与互通有无中实现档案管理的有效运用,通过多元化的学术交流活动来将信息化的档案管理工作打造成一种可研氛围,以此实现整个档案业务领域的发展和创新。

  总结

  总上所述,数字化的档案管理工作已经成为了新时期下企事业发展的基础保障,为了能够在这个瞬息万变的信息社会中得到长治久安的发展,每一名档案管理工作从业者必须要站在不断创新、延伸档案管理工作方式的角度来对自身的服务能力进行提升。借助信息化大潮的作用下,将电子化与无纸化办公管理融入到日常工作的方方面面,通过工作方式与工作理念的创新来走出一条适合自身发展的康庄大道。

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